Vetovoimaa tapahtumaan

Onnistuneen tapahtuman lähtökohtana on ideointi ja huolellinen suunnittelu. Hyvin tehty suunnitelma helpottaa itse tapahtuman toteuttamista ja tekee tapahtumasta mielekkäämmän myös järjestelyihin osallistuvien vapaaehtoisten näkökulmasta.

1. Tapahtuman ideointi – tekisimmekö jotain uutta ja erilaista?

• Kysykää jäseniltä ideoita tapahtumiin tai järjestäkää ideariihi. Muistakaa, että tässä vaiheessa ideoita ja ajatuksia saa olla runsaasti!
• Miettikää vastauksia muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
  • Miksi tapahtuma järjestetään?
  • Kenelle se on suunnattu?
  • Miten, missä ja milloin tapahtuma järjestetään?
• Keksikää tapahtumalle teema. Teema selkeyttää tapahtuman suunnittelua ja terävöittää sen markkinointia.

2. Tapahtuman suunnittelu – huolellinen suunnitelma ja budjetti auttavat tapahtuman toteutuksessa!

• Suunnitteluvaiheessa tehdään tarkempia päätöksiä tapahtumasta ja sen sisällöstä.
• Aloittakaa suunnittelu ajoissa ja varatkaa siihen aikaa.
• Miettikää, voisiko tapahtuman järjestämisessä tehdä yhteistyötä muiden yhdistysten tai vaikka seurakunnan kanssa.
• Laatikaa tapahtumalle budjetti.
  • Kysykää paikallisia yrityksiä yhteistyökumppaneiksi.
  • Tukiliitosta voi hakea taloudellista tukea Kohtaa mut -tapahtumien ja kehitysvammaisten ihmisten oikeuksien viikon tapahtumien järjestämiseen. Lue lisää taloudellisesta tuesta Tukiliiton sivuilta.
• Me itse -ryhmäläisiä kannattaa pyytää mukaan tapahtumaan kokemuspuhujiksi ja vapaaehtoisiksi eri tehtäviin.

3. Tapahtuman markkinointi

• Miettikää missä, milloin ja miten mainostatte tapahtumaa.
  • Pieniä tapahtumia ei kannata mainostaa kuukausia etukäteen, mutta suuret tapahtumat vaativat pitkäjänteistä etukäteismarkkinointia.
• Jakakaa tehtäviä.
  • Markkinointi voidaan jakaa eri henkilöiden ja ryhmien tehtäviksi. Nimetkää kuka tekee mainoksen, kuka markkinoi sosiaalisessa mediassa, kuka hoitaa mainoksen ilmoitustauluille, kenen vastuulla ovat lehti-ilmoitukset ja kuka on yhteydessä vaikkapa paikallisradioon. Tapahtumia voi markkinoida myös eri järjestöjen tilaisuuksissa.
• Kutsukaa paikallismedia tilaisuuteen.
  • Lehdistöön ja radioon kannattaa olla reippaasti yhteydessä. Paikallisradio tulee paremmin paikalle, kun haastateltavat on sovittu ja varmistettu etukäteen.
  • Lehdistötiedote kannattaa lähettää medialle, jotta toimittajat ehtivät paneutua asiaan etukäteen. Tiedotteet ovat hyödyllisiä erityisesti isojen tapahtumien kohdalla. Tukiliiton ohje tiedotteen tekijälle: tiedote (docx-muodossa)

4 Tapahtuman toteutus – selkeä työnjako kannattaa

• Laatikaa muistilista huolehdittavista asioista ja tehkää selkeä työnjako tapahtuman toteutusta varten. Tällöin kaikille on selvää, mitä tehdään ja kuka on mistäkin asiasta vastuussa. Muistilistaa ja työnjakoa tehdessä voi hyödyntää alla olevaa listaa.
  • Kuka huolehtii lupa- ja turvallisuusasiat?
  • Kuka avaa ja sulkee ovet?
  • Kuka juontaa ja vastaa ohjelman etenemisestä?
  • Kenen vastuulla on tarjottavien hankinta? Entä tarjoilun hoitaminen?
  • Ketkä kaikki osallistuvat siivoukseen?

5 Tapahtuman jälkeen – siivous, arviointi ja kiitokset.

• Huolehtikaa tapahtumapaikan tai -alueen purkamisesta ja siivouksesta.
• Tapahtuman läpikäynti ja arviointi yhdessä järjestelyihin osallistuneiden kanssa on tärkeää. Arvioinnissa saadaan arvokasta palautetta vapaaehtoisilta sekä tietoa siitä, mikä sujui hyvin ja mitä voisi tehdä toisin.
• Lopuksi on vuorossa tietysti talkooväen ja yhteistyökumppaneiden muistaminen ja kiittäminen!

 

Kuvituskuvan lähde kuvapankki www.freepik.com.