Jäsen- ja lehtirekisteri

Tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 ja tietosuojalain 5.12.2018/1050 mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.

  1. Rekisterin nimi
    Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n jäsen- ja lehtirekisteri
  2. Rekisterinpitäjä
    Kehitysvammaisten Tukiliitto ry
    Pinninkatu 51, 33100 Tampere
    puhelin 0400 968 200 (keskus)
  3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa
    Sanna Tikkanen
    Jäsenpalvelun yhteystiedot:
    jasenpalvelu@tukiliitto.fi
    040 4839 362
  4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
    Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon sekä jäsen- ja lehtimaksujen perintään. Tukiliiton jäsenyhdistyksille voidaan luovuttaa kunkin oman yhdistyksen jäsentietoja, esimerkiksi osoitetarroja ja jäsenlistoja. Tietoja annetaan vain yhdistysten nimetyille henkilöille. Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun.
  5. Rekisterin pitämisen peruste
    Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.
  6. Rekisterin tietosisältö
    Rekisteröidyistä kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:
    sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, haluttu yhdistys.
    Yhdistyksistä kerätään lisäksi toimihenkilöiden/toimijoiden yhteystiedot. Rekisteröityjä voi myös halutessaan ilmoittaa vapaaehtoisesti yhdistysten omaa käyttöä varten rekisteriin seuraavat tiedot:
    lisäosoite, matkapuhelin, kotipuhelin, sähköposti, syntymäaika, sukupuoli. Yhteydenottojen ja jäsenyyden myötä rekisteriin tallentuvat myös seuraavat tiedot:
    jäsenlehti, jäsenlehti menee/ei mene, laskutustapa (sähköpostilasku, paperinen lasku tai e-lasku), laskutustiedot, maksutiedot, maksajatiedot.
  1. Säännönmukaiset tietolähteet
    Tiedot saadaan suoraan jäseniltä, tilaajilta, yhdistysten toimihenkilöiltä, edunvalvojilta ja Postin osoitepalvelusta.
  2. Tietojen säilyttämisaika
    Tietoja säilytetään kaksi kalenterivuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.
  3. Henkilötietojen käsittelijät
    Henkilötietoja käsittelevät Tukiliitossa suoraan jäsenille ja jäsenyhdistyksille palveluita tuottavat työntekijät sekä yksittäisten yhdistysten osalta yhdistyksien itsensä ilmoittamat yhteyshenkilöt, joilla on oikeus käsitellä kunkin yhdistyksen omaa jäsenistöä koskevia tietoja. Tukiliiton tukipalveluita hoitava Tukena-säätiö käsittelee tietoja tarvitsemansa kirjanpidon aineiston osalta.
  4. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
    Osoitetiedot painoon 4-6 kertaa vuodessa jäsenlehden postitusta ja verkkojulkaisua varten joka kuukausi.
    Osoitetiedot painoon kerran vuodessa jäsenmaksujen laskutusta varten ja kaksi kertaa vuodessa maksumuistutuksia varten.
  5. Datan sijainti, tietojen säilytys ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

    • Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
    • Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
    • Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

    • Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
    • 2FA-tunnistuksen (kaksivaiheinen todennus) tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
    • Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.
  1. Käyttäjien profilointi
    Käyttäjiä ei profiloida.
  2. Rekisteröidyn oikeudet
    Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
    Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
    Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä ilman aiheetonta viivästystä.
    Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.
  3. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Rekisterin tiedot on tallennettu palveluntuottajan jäsenrekisteritietokantaan, joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokantaa ja varmuuskopiota säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Paperiset tulosteet rekisteristä säilytetään lukitussa huoneessa vain sen aikaa, kun niitä käytetään, jonka jälkeen ne tuhotaan sertifioidun paperintuhoamispalvelun kautta.
    Rekisterin tunnusten käyttöoikeus edellyttää rekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumista valvotaan.
    Jäsenrekisterin käyttöoikeus on niillä Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka työssään tarvitsevat rekisteriä. Lisäksi jäsenrekisterin käyttöoikeus on niillä Tukena-säätiön henkilöillä, jotka hoitavat Tukiliiton tukipalveluita ja tarvitsevat kirjanpidon tehtävien hoitamisessa rekisterin tietoja. Jäsenrekisterin käyttöoikeus on myös niillä jäsenyhdistysten määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Jäsenrekisterin pääkäyttäjinä toimivat Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n jäsenpalvelun työntekijät. Jäsenpalvelun työntekijät myöntävät jäsenyhdistysten toimihenkilöille tunnuksia yhdistyksensä tietoihin. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tunnuksia vastaanottaessaan käyttäjät allekirjoittavat käyttäjäsopimuksen. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
    Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa tästä Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.
    Rekisterin yhteyshenkilö kirjaa kaikki ylös kaikki tietosuojaa koskevat tapahtumat.
  4. Tietosuojaselosteen muuttaminen
    Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 12.11.2024.