Apurahan hakijat, tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 ja tietosuojalain 5.12.2018/1050 mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.

1.
Rekisterin nimi:
Apurahan hakijat

2.
Rekisterinpitäjä:
Kehitysvammaisten Tukiliitto ry,
Pinninkatu 51,
33100 Tampere,
puhelin 0400 968 200 (keskus)

3:
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa:
Ritva Still

4.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:
Tukiliitto myöntää kahdesti vuodessa apurahoja 16 vuotta täyttäneille kehitysvammaisille henkilöille ja heistä koostuville ryhmille. Tukiliitto myöntää loppuvuonna 2020 apurahoja läheisille ja alle 18 -vuotiaille erityislapsille.  Apurahaa voi hakea tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella sekä sähköisesti että lähettämällä Tukiliittoon täytetty hakulomake postitse.
Yksittäisten hakijoiden tietojen lisäksi hakulomakkeessa kysytään mahdollinen yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa. Ryhmien apurahalomakkeessa kysytään ryhmän yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa. Tietoja käytetään apurahan saajien päätösten lähettämiseen ja mahdollisten lisätietojen tarkistamista varten.
Yksittäisen apurahan saajien nimi ja paikkakunta julkaistaan Tukiliiton kotisivulla sekä Leija lehdessä. Hakulomakkeessa on kohta, jonka rastittamalla henkilö voi kieltää nimensä julkaisemisen. Apurahan saaneista ryhmistä julkaistaan ryhmän nimi sekä paikkakunta.

5.
Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen. Ilman henkilötietoja hakemusta ei voida käsitellä.

6.
Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilö- ja yhteystiedot):

• Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja yksittäisistä apurahan hakijoista: sukunimi, etunimi, syntymävuosi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa, muu taloudellinen tuki haettuun kohteeseen, apurahan käyttökohde, kielto nimen julkaisemiseen, tilin omistaja ja tilinumero (apurahan maksua varten).
• Apurahaa hakevat ryhmät: ryhmän nimi ja paikkakunta, ryhmän toiminnan kuvaus, yhteyshenkilö ja yhteystiedot, muu taloudellinen tuki haettuun kohteeseen, apurahan käyttökohde, tilin omistaja ja tilinumero.

7.
Säännönmukaiset tietolähteet:
Tiedot saadaan suoraan apurahan hakijalta, hänen yhteyshenkilöltään tai ryhmän yhteyshenkilöltä sähköisellä Webropol-lomakkeella. Paperiset lomakkeet kirjataan myös Webropol -ohjelmistoon.

8.
Tietojen säilyttämisaika:
Tietoja apurahan hakijoista ja saajista säilytetään kutakin hakuvuotta edeltävät kaksi vuotta. Apurahoja myönnetään ensisijaisesti henkilöille ja ryhmille, jotka eivät tänä aikana ole saaneet Tukiliiton myöntämää apurahaa. Kunkin apurahahaun käsittelyajan (päätökset, apurahan maksu, raportointi apurahan saajista säätiölle, jonka varoja käytetään apurahatoimintaan) tietoja säilytetään myös käsittelijän tietokoneella tiedostoina korkeintaan kaksi vuotta, jonka aikana on mahdollista korjata esimerkiksi virheellisesti ilmoitettuja tilitietoja.

9.
Henkilötietojen käsittelijät:
Rekisterin käyttöoikeus on vain Tukiliiton palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

10.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot:
Tietoja ei siirretä muihin järjestelmiin kuin edellä mainittuihin kuten apurahan saajien julkaisuun Tukiliiton kotisivulla ja Leija lehdessä, jos hakija ei ole merkinnyt kieltoa tähän tarkoitukseen. Tietoja luovutetaan ainoastaan pääsääntöisenä rahoittajana toimivan Mirja Martelan rahaston hallituksen jäsenille apurahatoiminnan seurantaa varten.

11.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

12.
Käyttäjien profilointi:
Käyttäjiä ei profiloida.

13.
Rekisteröidyn oikeudet:
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä tai ilmoitetulla yhteyshenkilöllä on oikeus tarkistaa hakijaa koskevat rekisteritiedot ja saada pyydettäessä hakemuksesta kopio. Rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys rekisterin tietosisällöstä ja tietosisällön käytöstä hänelle ymmärrettävässä muodossa. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Pyyntö tulee esittää rekisterin yhteyshenkilölle.
Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa yhteyshenkilölle.
Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä. Pyyntö tulee osoittaa yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.

14.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Henkilötietojen käsittelijöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Ohjelmiston tietokannat sijaitsevat palveluntarjoajan varmistetussa ja valvotussa laiteympäristössä. Apurahojen käsittelyssä otettuja paperisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa.

15.
Tietosuojaselosteen muuttaminen:
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.11.2022.